Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

Kivi (en adelante, “la Plataforma”) es responsable del tratamiento de los datos personales de sus usuarios, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.

Para efectos de contacto:

• 📧 Correo: contacto@kiviapp.com

2. Datos personales recolectados

Kivi podrá recolectar, almacenar y procesar los siguientes tipos de datos personales:

3. Finalidad del tratamiento

Los datos personales serán utilizados para:

• Permitir el registro y autenticación de usuarios
• Facilitar la conexión entre empleadores y freelancers
• Gestionar proyectos y relaciones contractuales
• Procesar pagos y transferencias
• Mejorar la experiencia del usuario
• Realizar análisis mediante inteligencia artificial
• Prevenir fraudes y actividades indebidas
• Cumplir obligaciones legales
• Validar el cumplimiento de obligaciones fiscales de los usuarios
• Calcular y gestionar retenciones en la fuente aplicables a cada transacción
• Acumular ingresos mensuales del freelancer para el cálculo tributario progresivo (Art. 383 E.T.)
• Gestionar la liberación de pagos dentro de la plataforma
• Mantener trazabilidad contable y soporte ante autoridades

4. Uso de terceros

Kivi podrá compartir o permitir el acceso a datos personales con terceros necesarios para la operación de la plataforma, tales como:

• Supabase — almacenamiento de datos y backend
• Wompi — procesamiento de pagos
• Google — autenticación y herramientas de inteligencia artificial (Gemini) para análisis de perfiles y matching
• Anthropic — herramientas de inteligencia artificial (Claude) para análisis de proyectos y generación de recomendaciones
• Telegram — notificaciones operativas internas

El análisis automatizado de proyectos y perfiles de usuarios implica el envío de información (descripciones de proyectos, habilidades declaradas) a los sistemas de inteligencia artificial de Anthropic y Google. Dicha información no incluye datos de identificación personal como nombre, correo o documentos.

Kivi podrá procesar y almacenar documentos de facturación o cobro a través de proveedores tecnológicos como Supabase.

Estos terceros actúan como encargados del tratamiento y están obligados a proteger la información conforme a estándares adecuados.

5. Transferencia y almacenamiento de datos

Los datos podrán ser almacenados en servidores ubicados dentro o fuera del país, siempre garantizando medidas adecuadas de protección de la información.

6. Seguridad de la información

Kivi implementa medidas técnicas, administrativas y organizativas para proteger los datos personales, incluyendo:

• Control de acceso restringido
• Encriptación de datos sensibles
• Almacenamiento seguro
• Copias de respaldo (backups)

No obstante, ningún sistema es completamente seguro, por lo que el usuario acepta los riesgos inherentes al uso de plataformas digitales.

7. Datos sensibles

Kivi podrá tratar datos sensibles como información financiera e identificación personal únicamente cuando sea necesario para la prestación del servicio.

Los documentos cargados por los usuarios podrán contener información sensible de carácter financiero o tributario, por lo que Kivi implementa medidas de seguridad para su protección.

El usuario autoriza expresamente el tratamiento de estos datos al aceptar esta política.

8. Uso de inteligencia artificial

Kivi utiliza herramientas de inteligencia artificial para los siguientes fines:

• Análisis y recomendación de proyectos: mediante Claude (Anthropic), se analiza la descripción del problema del empleador para sugerir soluciones y tipos de freelancer adecuados
• Matching y asignación de freelancers: mediante Gemini (Google), se estructuran perfiles de freelancers y proyectos para mejorar la precisión del sistema de recomendación
• Análisis de perfiles profesionales: habilidades, experiencia y portafolio del freelancer se procesan de forma automatizada para enriquecer su perfil dentro del sistema de matching

El procesamiento automatizado por IA se realiza sobre información no sensible: descripciones de proyectos, habilidades técnicas y contexto profesional. No se envían a las IAs datos como nombre completo, número de documento, información bancaria ni datos tributarios.

El usuario puede solicitar que su información no sea procesada por estos sistemas a través del correo contacto@kiviapp.com, con el entendido de que esto puede limitar algunas funcionalidades de la plataforma.

9. Derechos del titular

El usuario tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos
• Solicitar prueba de la autorización otorgada
• Solicitar la eliminación de sus datos
• Revocar la autorización
• Presentar quejas ante la autoridad competente

10. Procedimiento para ejercer derechos

Las solicitudes podrán realizarse a través del correo:

• 📧 contacto@kiviapp.com

Kivi dará respuesta en los términos establecidos por la ley (máximo 10 días hábiles para consultas, 15 días hábiles para reclamos, prorrogables según Ley 1581 de 2012).

11. Conservación de la información

Los datos serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento y obligaciones legales.

12. Modificaciones

Kivi podrá modificar esta política en cualquier momento.

Las modificaciones serán informadas a través de la plataforma.

13. Aceptación

El uso de la plataforma implica la aceptación de esta Política de Tratamiento de Datos Personales.